Shafarina
** ada slide kesulitan projek tapi takda dalam pemarkahan??
CARTA RADAR
PRESTASI AHLI KUMPULAN
PRESTASI AHLI KUMPULAN
PENILAIAN PRESTASI DIRI
AHLI KUMPULAN piXe11 (SELEPAS PROJEK)
AHLI KUMPULAN piXe11 (SELEPAS PROJEK)
PENILAIAN PRESTASI DIRI
AHLI KUMPULAN piXe11 (SEBELUM PROJEK)
AHLI KUMPULAN piXe11 (SEBELUM PROJEK)
- Ahli KIK mengamalkan semangat kerjasama
- Bijak membahagikan masa antara kerja hakiki dan projek KIK
- Berani melontarkan pendapat dan boleh berbincang untuk mencapai kata sepakat
- Meningkatkan tumpuan ahli-ahli dalam melakukan kerja
- Tahap disiplin ahli bertambah baik
- Menambahkan pengetahuan dan pengalaman
- Lebih kreatif dalam persembahan projek
- Belajar menyelesaikan masalah secara sistematik
- PEMBELAJARAN DIPEROLEH
- PENILAIAN KUMPULAN
- TINDAKAN SUSULAN
1. Memastikan fail meja bagi Unit Validasi dan Unit Pendaftaran di Bahagian PK dikemaskini selaras dengan aliran kerja yang baru.
2. Menyediakan Buku Manual Pengguna berdasarkan kepada maklumat-maklumat tambahan dan cadangan-cadangan terbaru jika ada.
3. Memastikan Sistem MyID dan Kata Laluan sentiasa berfungsi pada tahap optimum.
4. Menyediakan meja bantuan (helpdesk) untuk membantu calon yang mempunyai masalah dengan lupa kata laluan.
5. Menjalankan kajian semula dan menambahbaik Sistem MyID dan Kata Laluan mengikut keperluan pengguna.
6. Membuat perancangan untuk penambahbaikan bagi tahun berikutnya.
2. Menyediakan Buku Manual Pengguna berdasarkan kepada maklumat-maklumat tambahan dan cadangan-cadangan terbaru jika ada.
3. Memastikan Sistem MyID dan Kata Laluan sentiasa berfungsi pada tahap optimum.
4. Menyediakan meja bantuan (helpdesk) untuk membantu calon yang mempunyai masalah dengan lupa kata laluan.
5. Menjalankan kajian semula dan menambahbaik Sistem MyID dan Kata Laluan mengikut keperluan pengguna.
6. Membuat perancangan untuk penambahbaikan bagi tahun berikutnya.
- TINDAKAN SUSULAN
- TINDAKAN SUSULAN
TINDAKAN SUSULAN
- PENCAPAIAN PROJEK SELEPAS PEMANTAUAN
- Hasil Projek
- (Sebelum & selepas)
- 99
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- SEBELUM
- UJICUBA 1
- PEMANTAUAN
- SUSULAN
Okt. 2013
Sept. 2013
Nov. 2013 berterusan
- Sasaran
- 2 Hari
- BILANGAN HARI TERIMA DATA, EKSTRAK DAN MENJANA LAPORAN
- (Sebelum, selepas ujicuba dan pemantauan)
- Hasil Pemantauan Projek
- 98
Bilangan hari
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- JADUAL PEMANTAUAN PROJEK SELEPAS PENYERAGAMAN
- Selepas penyeragaman
- 97
- Nurullzany Binti Othman
- Pem. Tadbir (P/O) N17
- Sharifah Nor Asmah bt. Syed Hashim
- Pem. Tadbir (P/O) N17
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- SEBELUM
- UJICUBA 1
- PEMANTAUAN
- Sasaran
- 2 Hari
Bilangan hari
- BILANGAN HARI TERIMA DATA, EKSTRAK DAN MENJANA LAPORAN
- (Sebelum, selepas ujicuba dan pemantauan)
Sept. 2013
Okt. 2013
- Hasil Pemantauan Projek
- 96
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- JADUAL PEMANTAUAN PROJEK SEBELUM PENYERAGAMAN
- Sebelum Penyeragaman
- 95
- Nurullzany Binti Othman
- Pem. Tadbir (P/O) N17
- Sharifah Nor Asmah bt. Syed Hashim
- Pem. Tadbir (P/O) N17
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- CARTA ALIRAN KERJA SELEPAS PENYERAGAMAN
- HOW…
- TAKLIMAT KEPADA ANGGOTA
- 94
- Standard Operating Procedure (S.O.P)
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- ANGGOTA YANG TERLIBAT
- WHO…
- 93
- Standard Operating Procedure (S.O.P)
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMATARAS 8, BLOK C7, KOMPLEKS C,PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA PERSEKUTUAN, 62520 PUTRAJAYA
DI MANA
PENYERAGAMAN DILAKSANAKAN
PENYERAGAMAN DILAKSANAKAN
- WHERE…
- Standard Operating Procedure (S.O.P)
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- WHAT…
- Standard Operating Procedure (S.O.P)
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- Manual Pendaftaran Pekerjaan Dalam Perkhidmatan Awam (SPA8i)
- WHAT…
- Standard Operating Procedure (S.O.P)
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- KAEDAH 5W + 1H
- Standard Operating Procedure (S.O.P)
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- WHAT
- WHERE
- WHO
- WHY
- WHEN
- HOW
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- SURAT PENYERAGAMAN
- LULUS
- TINDAKAN PENYERAGAMAN
- SURAT PENYERAGAMAN
- LULUS
TINDAKAN PENYERAGAMAN
- Sokongan Pengurusan dan kerjasama daripada anggota BPPAS
- Peningkatan kesedaran berkaitan kepentingan perancangan cuti
- Perbincangan dan percambahan idea di antara pegawai dan anggota
- Semangat berdaya saing, kerjasama, kreatif dan inovatif
- PENCAPAIAN HASIL PROJEK
- PENCAPAIAN HASIL PROJEK
- Tahap Kepuasan Hati Pihak Stakeholder /Anggota PM
- PENCAPAIAN HASIL PROJEK
- PERBANDINGAN KOS : SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK
Penjimatan kos = Kos sebelum – Kos selepas
EEL-Planner = RM 4,872.24 – RM 812.04
Penjimatan kos = RM 1,624.08 setahun
% penjimatan kos =
EEL-Planner = RM 4,872.24 – RM 812.04
Penjimatan kos = RM 1,624.08 setahun
% penjimatan kos =
- Penjimatan Kos
- A
- PENCAPAIAN HASIL PROJEK
- 22 hari bekerja = 1 bulan
- 83%
- PERBANDINGAN MASA : SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK
Penjimatan Masa = Masa sebelum – Masa selepas
Kod Keselamatan = 48 Jam – 9 Jam
Penjimatan Masa = 39 Jam
% penjimatan masa = 80%
Kod Keselamatan = 48 Jam – 9 Jam
Penjimatan Masa = 39 Jam
% penjimatan masa = 80%
- PENCAPAIAN HASIL PROJEK
- PENCAPAIAN
- HASIL PROJEK
Pencapaian Hasil Projek
- ENCIK FIRDAUS, PUAN MADZQIRAH & CIK ZANARIAH
8.1 alternatif-alternatif cadangan penyelesaian
- rajah pokok
- analisa pro dan kontra
8.2 pelan tindakan
8.3 penambahbaikan modul pendaftaran dan peningkatan proses permohonan
8.4 sistem MyID dan kata laluan
8.5 persembahan pengurusan
- surat permohonan pembentangan sistem MyID dan Kata laluan
- surat kelulusan pembentangan sistem MyID dan Kata laluan
8.6 taklimat, latihan dan ujicuba
- surat pemberitahuan taklimat dan latihan sistem MyID dan Kata laluan
8.7 keputusan ujicuba
- lembaran semak (selepas ujicuba)
- ringkasan lembaran semak (selepas ujicuba)
- carta turus (selepas ujicuba)
- jadual frekuensi (selepas ujicuba)
- rajah pareto 2 (selepas ujicuba)
8.8 cadangan penambahbaikan
- rajah pokok
- analisa pro dan kontra
8.2 pelan tindakan
8.3 penambahbaikan modul pendaftaran dan peningkatan proses permohonan
8.4 sistem MyID dan kata laluan
8.5 persembahan pengurusan
- surat permohonan pembentangan sistem MyID dan Kata laluan
- surat kelulusan pembentangan sistem MyID dan Kata laluan
8.6 taklimat, latihan dan ujicuba
- surat pemberitahuan taklimat dan latihan sistem MyID dan Kata laluan
8.7 keputusan ujicuba
- lembaran semak (selepas ujicuba)
- ringkasan lembaran semak (selepas ujicuba)
- carta turus (selepas ujicuba)
- jadual frekuensi (selepas ujicuba)
- rajah pareto 2 (selepas ujicuba)
8.8 cadangan penambahbaikan
- PENCAPAIAN HASIL PROJEK
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- LATAR BELAKANG PROJEK
- Pihak Pengurusan SPA komited terhadap penambahbaikan berterusan dalam menyediakan perkhidmatan berkualiti kepada pelanggannya. Dalam memastikan penambahbaikan yang dilaksanakan adalah berkesan, SPA telah melaksanakan urusan pengambilan ke sektor awam persekutuan secara atas talian (online). Orang awam yang berminat untuk berkhidmat dengan kerajaan persekutuan dipohon untuk mendaftar dengan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia melalui pautan Borang Pendaftaran Pekerjaan Dalam Perkhidmatan Awam (SPA8i) dengan melayari Portal SPA (http://www.spa.gov.my).
- Ciri-ciri keselamatan data pelanggan menjadi keutamaan kepada pihak SPA. Oleh yang demikian, borang Pendaftaran Pekerjaan Dalam Perkhidmatan Awam (SPA8i) telah dibangunkan dengan ciri-ciri keselamatan dimana pelanggan perlu mendaftar akaun baru terlebih dahulu dengan pihak SPA untuk mendapatkan emel pengaktifan katalaluan yang akan dihantar ke alamat emel yang telah didaftarkan.
- Pihak SPA telah menetapkan syarat pengaktifan katalaluan perlu diaktifkan dalam tempoh kurang 48 jam daripada tempoh masa penerimaan emel oleh pelanggan. Namun, syarat yang ditetapkan ini telah menyebabkan penambahan aduan/pertanyaan oleh pelanggan samaada melalui panggilan telefon atau Sistem ePertanyaan SPA. Antara aduan/pertanyaan yang diterima oleh pihak SPA adalah berkaitan pelanggan tidak menerima emel pengaktifan, tempoh pengaktifan telah tamat, pelanggan salah mendaftar alamat emel dan sebagainya.
- Pusat Helpdesk telah diwujudkan untuk menangani isu berkaitan emel pengaktifan di Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia. Walau bagaimanapun, peningkatan aduan/pertanyaan daripada pelanggan menyebabkan maklumbalas kepada pelanggan tidak dapat dilaksanakan mengikut piagam pelanggan yang telah ditetapkan oleh pihak SPA.
- Selain itu, tempoh masa yang lama diperlukan untuk mendapatkan emel pengaktifan juga telah memberi kesan terhadap produktiviti SPA kepada pelanggan. Oleh yang demikian, pihak SPA perlu membuat penambahbaikan bagi memudahkan proses pendaftaran selaras dengan motto Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia iaitu Mudah, Cepat dan Tepat.
- Sehubungan dengan itu, satu tindakan penyelesaian atau kaedah-kaedah yang yang terbaik bagi menangani perkara ini perlu dikaji dan dilaksanakan demi menjaga imej jabatan.
- Faktor Kejayaan Projek
- MENGUKUR KEJAYAAN
- C
- Perbincangan dan
- percambahan idea
- fikiran di kalangan ahli
- 86
- Isu/Masalah Utama Semasa Ujicuba
- MENGUKUR KEJAYAAN
- C
- 85
- MENGUKUR KEJAYAAN
- C
- Pelan Kontigensi
- 84
- SASARAN PROJEK
- (PRINSIP PARETO 80/20)
- Prinsip pareto 80/20 digunakan bagi menetapkan sasaran projek dan membuatkan perbandingan data sebelum dan selepas uji cuba. Prinsip pareto 80/20 digunakan kerana prinsip yang mudah digunakan dan difahami serta kaedah ini memberikan tumpuan kepada 20% masalah utama yang boleh menyelesaikan 80% masalah yang lain.
- PELAKSANAAN CADANGAN
- 576
- PELAKSANAAN CADANGAN
- MENGURANGKAN MASA PENGAKTIFAN KATALALUAN
- BORANG PENDAFTARAN PEKERJAAN
- DALAM PERKHIDMATAN AWAM (SPA8i)
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Projek ini bertujuan untuk menambahbaik Sistem Pendaftaran Pekerjaan (SPA8i) dengan menggantikan penghantaran katalaluan melalui perkhidmatan emel pengaktifan kepada penggunaan kod keselamatan supaya setiap pemohon boleh mendaftar dalam tempoh masa yang singkat dan berkesan selaras dengan kehendak pelanggan yang mengutamakan perkhidmatan yang pantas dan tepat.
- Pembangunan projek ini dijangka memberi kesan kepada pengurangan tempoh masa yang diperlukan oleh pelanggan untuk mendaftar permohonan pekerjaan dengan pihak SPA
Mengurangkan tempoh masa sebanyak :
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Rajah Pareto Perbandingan (Sebelum dan Selepas Ujicuba )
% pencapaian hasil projek
= (51 – 12) x 100
51
= 76.5%
= (51 – 12) x 100
51
= 76.5%
- BERJAYA(Sasaran 75%)
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Gambarajah Pareto
- Perbandingan 1
PETUNJUK:
Hasil Projek 76.5%
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Pengumpulan Data
- Selepas Ujicuba 1
- D
Lembaran Kekerapan
Lembaran Semakan
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Pengumpulan Data
- Selepas Ujicuba 1
- D
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Pengumpulan Data
- Selepas Ujicuba 1
Kaji selidik telah dilaksanakan pada Jun 2014 melibatkan 51 anggota PM
PETUNJUK:
Pareto Sebelum Tindakan
Pembetulan
Pembetulan
- PELAKSANAAN CADANGAN
Lembaran Semakan
Pareto Sebelum Tindakan
Pembetulan
Pembetulan
Lembaran Kekerapan
- PELAKSANAAN CADANGAN
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Pengumpulan Data
- Selepas Ujicuba 1
Kaji selidik telah dilaksanakan pada Mei 2014 melibatkan 51 anggota PM
HOW
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Pelaksanaan Sistem
- KELEBIHAN / KEBAIKAN
HOW
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Pelaksanaan Sistem
- KELEBIHAN / KEBAIKAN
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Pelaksanaan Sistem
- HOW
- CARTA ALIRAN KERJA
- PROSES PENDAFTARAN AKAUN BARU
- (SELEPAS PROJEK)
- TAMAT
- Proses Penambahbaikan Sistem
- HOW
- CARTA ALIRAN KERJA
- PROSES PENDAFTARAN AKAUN BARU
- (SEBELUM PROJEK)
- TAMAT
- Proses Penambahbaikan Sistem
- HOW
WHEN
Perancangan
Pelaksanaan
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Carta Perbatuan
- JADUAL PERANCANGAN PENAMBAHBAIKAN SISTEM 1
- PENGGUNAAN KOD KESELAMATAN BAGI
- MENGGANTIKAN EMEL PENGAKTIFAN
WHAT
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Cadangan Penyelesaian-Penambahbaikan Sistem
- TEMPOH PENDAFTARAN?
A
B
C
D
- Kekal Maksimum 48 Jam
- Serta-Merta
- Kurangkan MaksimumKe 24 Jam
- KOD
- KESELAMATAN?
- Menjamin Kerahsiaan
- Senang Diingati
- Janaan Komputer
- CADANGAN?
- Serta-Merta
- Menjamin Kerahsiaan
- Senang Diingati
- KEPUTUSAN?
- Serta-Merta
- Nama Ibu
- Negeri Kelahiran
- PELAKSANAAN CADANGAN
- Cadangan Penyelesaian-Penambahbaikan Sistem
- WHAT
Definisi Data
- ANALISA PROJEK
- WHAT
- PELAKSANAAN CADANGAN
Penambahbaikan Sistem
PELAKSANAAN CADANGAN
PERMOHONAN UNTUK MELAKSANAKAN CADANGAN PENYELESAIAN ???
- CADANGAN PENYELESAIAN
Surat Permohonan
- CADANGAN
- DIGABUNG
- PENGGUNAAN KOD KESELAMATAN BAGI MENGGANTIKAN EMEL PENGAKTIFAN
- CADANGAN PENYELESAIAN
Cadangan Penyelesaian
- CADANGAN DITERIMA
- MENAMBAHBAIK BORANG PERMOHONAN PEKERJAAN
- (SPA8i)
DENGAN
- ANALISA PRO & KONTRA
Menjana Cadangan Penyelesaian
- CADANGAN PENYELESAIAN
- PUNCA
- ALTERNATIF CADANGAN
- FAKTOR
- Menjana Cadangan Penyelesaian
- MASALAH
- CADANGAN PENYELESAIAN
- Kelewatan proses pendaftaran akaun SPA8i
CADANGAN PENYELESAIAN
- PEMILIHAN MASALAH
- 51
Rajah Pareto (Sebelum Ujicuba)
PETUNJUK:
- KEKERAPAN
- PERATUS KUMULATIF
Pareto Sebelum Tindakan
Pembetulan
Pembetulan
- ANALISA PROJEK
- 100
- 80
- 60
- 40
- 20
- 0
- 50
- 40
- 30
- 20
- 10
- 0
Lembaran Semakan
Pareto Sebelum Tindakan
Pembetulan
Pembetulan
- ANALISA PROJEK
Lembaran Kekerapan
- Kelewatan proses pendaftaran akaun SPA8i
Pengumpulan Data Sebelum Projek
- ANALISA PROJEK
Pengumpulan Data
Sebelum Projek
Sebelum Projek
- ANALISA PROJEK
- Kaji selidik telah dilaksanakan pada Mac 2014 melibatkan 51 anggota PM
Definisi Pengumpulan Data
- ANALISA PROJEK
Definisi Pengumpulan Data
- ANALISA PROJEK
- Setiap punca masalah disemak dan dinilai melalui Jadual Pemilihan Matrik berdasarkan kepada empat (4) kriteria.
- ANALISA PROJEK
Huraian Punca
- ANALISA PROJEK
- MANUSIA
- SISTEM/PROSEDUR
- PERSEKITARAN
- BAHAN/MESIN
- PENINGKATAN PANGGILAN TELEFON
- KURANG PENGETAHUAN
- SIKAP CALON
- PERKAKASAN TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN SEMASA
- TEMPOH MASA
- TERHAD
- ( MASA < 48 JAM )
- HURAIAN MASALAH
- (RAJAH ISHIKAWA III)
Faktor Bahan/ Mesin – Kaedah SMART
Petunjuk:
S - Specific (Pengkhususan) R - Realistic (Perkara Sebenar)
M - Measureable (Boleh Diukur) T - Time Frame (Tempoh Ditetapkan)
A - Achievable
S - Specific (Pengkhususan) R - Realistic (Perkara Sebenar)
M - Measureable (Boleh Diukur) T - Time Frame (Tempoh Ditetapkan)
A - Achievable
- ANALISA PROJEK
Faktor Sistem/ Prosedur – Kaedah SMART
Faktor Manusia – Kaedah SMART
Petunjuk:
S - Specific (Pengkhususan) R - Realistic (Perkara Sebenar)
M - Measureable (Boleh Diukur) T - Time Frame (Tempoh Ditetapkan)
A - Achievable
S - Specific (Pengkhususan) R - Realistic (Perkara Sebenar)
M - Measureable (Boleh Diukur) T - Time Frame (Tempoh Ditetapkan)
A - Achievable
- ANALISA PROJEK
Faktor Persekitaran – Kaedah SMART
- MANUSIA
- SISTEM/PROSEDUR
- PERSEKITARAN
- BAHAN/MESIN
- Tiada Maklumat terperinci
- Slow
- KURANG PENDEDAHAN
- PENINGKATAN PANGGILAN TELEFON
- Kurang layanan
- PERMINTAAN PELANGGAN
- Desakan
- Tidak faham
- Bhs prog. versi lama
- Ralat program
- PROSEDUR SELALU BERUBAH
- KURANG PENGETAHUAN
- Kurang maklumat
- Tiada tempat rujukan
- PERMINTAAN PELANGGAN
- Desakan
- Sukar dihubungi
- Cepat bertindak
- Tiada maklumbalas
- SIKAP CALON
- Ambil mudah
- Malas
- Tidak Peka
- KURANG PENDEDAHAN
- Susah difahami
- Tidak berminat
- SPAM EMEL
- Wujud virus
- Tidak dikemas kini
- Network card rosak
- SISTEM TERGENDALA
- ‘Blackout’
- Masalah rangkaian
- Perkakasan
- VIRUS
- Tiada bahan rujukan
- PERKAKASAN TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN SEMASA
- Tiada rangkaian
- ‘hang’
- Tiada latar belakang IT
- Tiada pengetahuan
- Tidak faham
- Bising
- Gangguan kerja
- Tiada sokongan pembekal
- Gangguan telefon
- Penambahbaikan sistem
- Capaian tinggi
- Voltan tinggi
- Rangkaian sesak
- Lupa katalaluan
- Agihan tugas tidak sistematik
- Capaian tinggi
- Saiz Hard disk kecil
- Tukar emel
- AGENSI
- Imej jabatan
- Ganguan talian Helpdesk
- Tambah bebanan kerja
- Tidak baca manual
- Kecuaian
- Tidak ambil tahu
- Server
- Penerima tidak jelas
- Kurang Pemantauan
- SUMBER KEWANGAN TERHAD
- Tiada latar belakang IT
- Ketidakpuasan hati pelanggan
- Talian terganggu
- Penambahbaikan sistem helpdesk
- Pertukaran ketua jabatan
- Bebanan kerja
- Kekangan Server
- Emel bounce
- Tempoh aktif tamat
- Marah
- Tiada rangkaian
- Masalah PC
- Gangguan Browser
- Kekangan capaian
- Mailbox penuh
- Spam Mail
- Emel lambat diterima
- Mailbox penuh
- MASALAH PERISIAN
- Spyware
- Wujud Virus
- Sistem ‘hang’
- Data hilang
- Lesen tamat
- Emel bounce
- ‘hang’
- Tiada bajet
- Sukar dapatkan pembekal
- Sukar Upgrade sistem
- Tiada pengetahuan
- Susah difahami
- TEMPOH MASA
- TERHAD
- ( MASA < 48 JAM )
- HURAIAN MASALAH
- (RAJAH ISHIKAWA II)
- Kelewatan proses pendaftaran Borang Pendaftaran Pekerjaan (SPA8i)
- DOKUMENTASI TIDAK LENGKAP
- Verifikasi Punca Masalah
- FAKTOR SISTEM/ PROSEDUR
- ANALISA PROJEK
- Verifikasi Punca Masalah
- FAKTOR BAHAN/ MESIN
- ANALISA PROJEK
- Verifikasi Punca Masalah
- FAKTOR BAHAN/ MESIN
- ANALISA PROJEK
- Verifikasi Punca Masalah
- FAKTOR PERSEKITARAN
- ANALISA PROJEK
- Verifikasi Punca Masalah
- FAKTOR MANUSIA
- ANALISA PROJEK
- MANUSIA
- SISTEM/PROSEDUR
- PERSEKITARAN
- BAHAN/MESIN
- DOKUMENTASI TIDAK LENGKAP
- Tiada Maklumat terperinci
- Slow
- KURANG PENDEDAHAN
- PENINGKATAN PANGGILAN TELEFON
- Kurang layanan
- PERMINTAAN PELANGGAN
- Desakan
- Tidak faham
- Bhs prog. versi lama
- Ralat program
- PROSEDUR SELALU BERUBAH
- KURANG PENGETAHUAN
- Kurang maklumat
- Tiada tempat rujukan
- PERMINTAAN PELANGGAN
- Desakan
- Sukar dihubungi
- Cepat bertindak
- Tiada maklumbalas
- SIKAP CALON
- Ambil mudah
- Malas
- Tidak Peka
- KURANG PENDEDAHAN
- Susah difahami
- Tidak berminat
- SPAM EMEL
- Wujud virus
- Tidak dikemas kini
- Network card rosak
- SISTEM TERGENDALA
- ‘Blackout’
- Masalah rangkaian
- Perkakasan
- VIRUS
- Tiada bahan rujukan
- PERKAKASAN TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN SEMASA
- Tiada rangkaian
- ‘hang’
- Tiada latar belakang IT
- Tiada pengetahuan
- Tidak faham
- Bising
- Gangguan kerja
- Tiada sokongan pembekal
- Gangguan telefon
- Penambahbaikan sistem
- Capaian tinggi
- Voltan tinggi
- Rangkaian sesak
- Lupa katalaluan
- Agihan tugas tidak sistematik
- Capaian tinggi
- Saiz Hard disk kecil
- Tukar emel
- AGENSI
- Imej jabatan
- Ganguan talian Helpdesk
- Tambah bebanan kerja
- Tidak baca manual
- Tidak ambil tahu
- Server
- Penerima tidak jelas
- Kurang Pemantauan
- SUMBER KEWANGAN TERHAD
- Tiada latar belakang IT
- Ketidakpuasan hati pelanggan
- Talian terganggu
- Penambahbaikan sistem helpdesk
- Pertukaran ketua jabatan
- Bebanan kerja
- Kekangan Server
- Emel bounce
- Tempoh aktif tamat
- Marah
- Tiada rangkaian
- Masalah PC
- Gangguan Browser
- Kekangan capaian
- Mailbox penuh
- Spam Mail
- Emel lambat diterima
- Mailbox penuh
- MASALAH PERISIAN
- Spyware
- Wujud Virus
- Sistem ‘hang’
- Data hilang
- Lesen tamat
- Emel bounce
- ‘hang’
- Tiada bajet
- Sukar dapatkan pembekal
- Sukar Upgrade sistem
- Tiada pengetahuan
- Susah difahami
- TEMPOH MASA
- TERHAD
- ( MASA < 48 JAM )
- Kecuaian
- HURAIAN MASALAH
- (RAJAH ISHIKAWA I)
- ANALISA PROJEK
- Kumpulan telah menyenaraikan punca-punca masalah yang mengakibatkan kepada kelewatan penerimaan emel pengaktifan katalaluan melalui Rajah Tulang Ikan 1. Seterusnya lima (5) punca masalah utama dikenalpasti melalui Rajah Tulang Ikan 2 dan Rajah Tulang Ikan 3.
- ANALISA PROJEK
- PENJELASAN PROJEK
- ARAHAN PIHAK
- PENGURUSAN
- Penetapan Sasaran
- 576
- PENJELASAN PROJEK
Tindakan Jangka Pendek
- TINDAKAN JANGKA PENDEK
- KESAN JIKA TIADA
- TINDAKAN JANGKA PENDEK
- TEKNIK 5W + 1H
- HOW
- 36 JAM
- CARTA ALIR PROSES PENDAFTARAN AKAUN SPA8i
- TEKNIK 5W + 1H
- WHY
- Domain spa.gov.my disenaraihitam kerana disyaki menghantar spam
- HANYA emel pengaktifan cara mendaftar akaun baharu
- Isu keselamatan maklumat diri punca emel pengaktifan diguna ketika pendaftaran
- TEKNIK 5W + 1H
- WHO
Semua pegawai SPA yang terlibat
Semua calon yang mendaftar akaun SPA8i
- TEKNIK 5W + 1H
- WHEN
Betul ke nak masukkan lupa katalaluan?
Kalau tak boleh, masukkan gambar emel komplen
Kalau tak boleh, masukkan gambar emel komplen
- TEKNIK 5W + 1H
- WHERE
- TEKNIK 5W + 1H
Pendaftaran Akaun Permohonan Pekerjaan dalam Perkhidmatan Awam (SPA8i)
Urusan permohonan untuk memasuki perkhidmatan awam persekutuan yang dilaksanakan secara atas talian.
- Melaksanakan urusan pengisian jawatan kosong untuk beberapa
- Kementerian / Jabatan
- WHAT
Emel Pengaktifan
Emel yang dihantar dalam masa 48 jam selepas pendaftaran akaun yang mengandungi pautan pengaktifan akaun SPA8i
Kelewatan
- TEKNIK 5W + 1H
- PENJELASAN PROJEK
- Rasional Pemilihan Projek
Insert:
Arahan ot/ pkp
Screenshot aduan epertanyaan
Arahan/pekeliling/internal pasal borang
Emel pasal pengaktifan
Arahan ot/ pkp
Screenshot aduan epertanyaan
Arahan/pekeliling/internal pasal borang
Emel pasal pengaktifan
- Pemilihan Projek
- SEBAB
- MASALAH
- AKIBAT
- Kaitan Projek Dengan Jabatan
TAJUK PROJEK
- Kelewatan Proses Pendaftaran SPA8i
OBJEKTIF BPM
- Membantu mempertingkatkan kecekapan urusan Suruhanjaya melalui penggunaan Teknologi Maklumat
PIAGAM BPM
- Meningkatkan khidmat komputer yang CEKAP, BERKESAN dan DINAMIK berteraskan pembaharuan yang berkesan
- KEPENTINGAN
- SPA8i
- Merupakan gerbang pertama
- dalam menjawat jawatan dalam
- perkhidmatan awam
- Memastikan semua permohonan
- jawatan tidak tercicir
- daripada diproses
- Mempercepatkan proses
- pendaftaran jawatan
- Memudahkan calon menggunakan SPA8i tanpa mewajibkan
- emel
Tambah lagi kepentingan
- Mengurangkan aduan dalam
- Sistem ePertanyaan
- Pemilihan Tajuk
- KELEWATAN PROSES PENDAFTARAN AKAUN SPA8i
- OBJEKTIF PROJEK
- Mempercepatkan urusan pendaftaran (dan reset kata laluan) akaun SPA8i
Gambar emel lupa kata laluan dll
- Pemilihan Projek Berdasarkan Rajah Pareto
- 100
- 80
- 60
- 40
- 20
- 0
Kekerapan
Peratus Kumulatif
- 22
- 20
- 18
- 16
- 14
- 12
- 10
- 8
- 6
- 4
- 2
- 0
- Kelewatan proses
- Pendaftaran akaun
- SPA8i
- Kesukaran memantau
- status Change Request (CR)
- Rekod penyelenggaraan pusat data tidak lengkap
- 10
- Masalah Yang Dipilih
Pemilihan Penambahbaikan Berdasarkan Rajah Pareto Berkaitan Markah Berkriteria
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
Pemilihan Penambahbaikan Berdasarkan Analisa Force Ranking
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- Pemilihan Masalah/ Penambahbaikan Berdasarkan Markah Berkriteria
- Dalam Bentuk Carta Bar
- Pemilihan Masalah/ Penambahbaikan Berdasarkan Markah Berkriteria
- Dalam Bentuk Carta Bar
- Pemilihan Masalah/ Penambahbaikan Berdasarkan Markah Berkriteria
- ?
Penjelasan Masalah
- Rasional pemilihan projek
- Ketepatan pemilihan projek & persetujuan SUB
- Statistik penggunaan berbanding pertindihan bagi 2013
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- TAJUK 5:
- Kekerapan pertindihan aktiviti yang melibatkan penggunaan bilik mesyuarat dan bilik perbincangan di Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)
- Gambar Wan
- Gambar cd berlonggok2
- Gambar borang smpt
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- Statistik SMPT
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- TAJUK 4:
- Penyediaan pakej temu duga di Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) mengambil masa
- Gambar Shaza
- Gambar cd berlonggok2
- Gambar borang smpt
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- Statistik CR setahun 2013
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- TAJUK 3:
- Kesukaran memantau status Change Request (CR) di Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)
- Gambar Zana
- Gambar borang cr berlonggok2
- Gambar borang CR – semua sistem
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- Statistik bil kali penyelenggaraan mengikut vendor setahun 2013
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- TAJUK 2:
- Rekod penyelenggaraan pusat data di Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) tidak lengkap
- Gambar Daus
- Gambar fail penyelenggaraan pusat data
- Gambar bilik server
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- Statistik Emel Diterima, Bil Aduan ePertanyaan, Bil Log Sistem Kemaskini Emel,
Ambil statistik second half 2013
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- TAJUK 1:
- Aduan mengenai emel pengaktifan akaun Pendaftaran Pekerjaan Dalam Perkhidmatan Awam (SPA8i) di Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) meningkat
- Gambar Ema
- Gambar Screenshot epertanyaan
- Screenshot borang pendaftaran lama (cari dalam manual lama)
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- Peta Minda 5 Masalah / Penambahbaikan Dikenalpasti di Bahagian Pengurusan Maklumat
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- Analisa Data Sejarah
- Bahagian Pengurusan Maklumat, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
- Senarai Pendek
- Masalah
- Pertindihan tempahan bilik mesyuarat kerap berlaku
- Penyediaan pakej temu duga mengambil masa
- Kelewatan proses pendaftaran akaun SPA8i
- Proses pengemaskinian Kertas Suruhanjaya mengambil masa
- Kesukaran memantau status Change Request
- Rekod keluar masuk pegawai sukar dikesan
- Pengurusan latihan ICT kurang efektif
- Rekod penyenggaraan pusat data tidak lengkap
Insert gambar :
Cd smpt
Screenshot epertanyaan
Gambar borang cr tebal2
Cd smpt
Screenshot epertanyaan
Gambar borang cr tebal2
45 32 18 39 15 21 27 25
- PEMILIHAN PROJEK
- PEMILIHAN PROJEK
Kaji selidik telah dilaksanakan pada Mac 2014 melibatkan 48 anggota PM
- PEMILIHAN PROJEK
- Senarai Pendek Masalah
- PEMILIHAN TEMA
- Kritikal
- Keupayaan
- x
- x
- CARTA MATRIKS ANALISIS DATA
- Pemilihan masalah berdasarkan isu-isu yang dihadapi dan boleh diselesaikan di peringkat Bahagian, keutamaan diberi kepada isu kritikal
- x
- x
- x
- x
- x
- 7
- 5
- 3
- 2
- 1
- 4
- 6
- 8
- Senarai Masalah
- PEMILIHAN TEMA
- Matriks Pemilihan Tema
- 16
- 30
- 40
- 20
- 20
- 30
- 45
- 36
- 20
- 30
- 50
- 40
- PEMILIHAN TEMA
- Kajian Pemilihan Tema
- PEMILIHAN TEMA
- Penjelasan Tema
- PERANCANGAN DAN
- PELAKSANAAN PROJEK
- PENGLIBATAN AHLI
Ketua √ Membantu
- MESYUARAT
Insert gambar meeting
- PENCAPAIAN KUMPULAN
Insert semua kejayaan dan sijil jika ada
- OBJEKTIF, MOTO & ETIKA
- sifat-sifat kesederhanaan, praktis dan profesionalisme dalam memberikan hasil kerja yang berkualiti
- semangat setia kawan dan hubungan kerjasama di antara ahli-ahli kumpulan dalam menjayakan projek KIK
- PENGENALAN KUMPULAN
- Tarikh ditubuhkan Feb 2011
- Pixel adalah cebisan maklumat paling kecil, melambangkan gabungan individu membentuk satu kumpulan yang menghasilkan idea kreatif
- kekuatan dan keberanian ahli-ahli kumpulan dalam mencapai tujuan membawa perubahan kepada jabatan
- PENGIKTIRAFAN
- Sijil ISO
- PENGENALAN BPM
- PENGENALAN BPM
- Carta
- CARTA BPM
- CARTA URUS SETIA SPA
- CARTA AHLI SURUHANJAYA
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia,
Aras 6 – 10, Blok C7, Kompleks C,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62520 Wilayah Persekutuan Putrajaya
Aras 6 – 10, Blok C7, Kompleks C,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62520 Wilayah Persekutuan Putrajaya
- LOKASI SPA
- DASAR & OBJEKTIF KUALITI
- DASAR
- KUALITI
- OBJEKTIF
- KUALITI
- PIAGAM PELANGGAN SPA
- OBJEKTIF SPA
- Melantik Penjawat Awam Yang Berkualiti Dan Menguruskan Hal Ehwal Perkhidmatan Secara Cekap Dan Berkesan bagi memenuhi keperluan negara
- Menjadi Agensi Peneraju Dalam Melantik Penjawat Awam Yang Terbaik
- Mudah,
- Cepat
- Dan
- Tepat
- VISI, MISI & MOTO
- VISI
- MOTO
- MISI
- Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA)
- Bidang Kuasa
- PENGENALAN SPA
- PENDAHULUAN
- Penyediaan pakej temu duga mengambil masa
- Kelewatan proses pendaftaran akaun SPA8i
- Proses pengemaskinian Kertas Suruhanjaya mengambil masa
- Bajet server
- Toner warna kurang
- Tandas
- Calon SPA8i Lupa Kata Laluan
- Kekurangan tempat meletak kenderaan
- Tugas Tambahan Selain Hakiki
- Jawatan kosong tidak diisi
- Maklumbalas lambat
- Beban tugasan banyak
- Maklumat SPA8i Salah
- Bajet bahagian
- CD Berlebihan
- Pertindihan tempahan bilik mesyuarat kerap berlaku
- Kesukaran memantau status Change Request
- Rekod keluar masuk pegawai sukar dikesan
- Pengurusan latihan ICT kurang efektif
- Lupa mengetik “punch cardâ€
- Staf selalu tiada di pejabat
- Staf datang lambat
- Staf bebankan tugas kepada orang lain
- Kurang kerjasama
- MENINGKATKAN KUALITI PERKHIDMATAN
- PENJIMATAN KOS
- PENJIMATAN MASA
- MASALAH MENGIKUT TEMA
Gambarajah Affiniti
- Pertindihan tempahan bilik mesyuarat kerap berlaku
- Penyediaan pakej temu duga mengambil masa
- Kelewatan proses pendaftaran akaun SPA8i
- Proses pengemaskinian Kertas Suruhanjaya mengambil masa
- Kesukaran memantau status Change Request
- Rekod keluar masuk pegawai sukar dikesan
- Pengurusan latihan ICT kurang efektif
- Bajet server kurang
- Calon SPA8i Lupa Kata Laluan
- Lupa mengetik “punch cardâ€
- Kekurangan tempat meletak kenderaan
- Tugas Tambahan Selain Hakiki
- Jawatan kosong tidak diisi
- Maklumbalas lambat
- Staf selalu tiada di pejabat
- Staf datang lambat
- Beban tugasan yang banyak
- Staf bebankan tugas kepada orang lain
- Kurang kerjasama
- Maklumat SPA8i Salah
- CD Berlebihan
- Tandas Kurang Diselenggara
- BRAINSTORMING MASALAH
- PEMILIHAN MASALAH
Insert tarikh setiap cycle ikut gantt chart
- KITARAN PDCA
Insert gantt chart
- CARTA PERBATUAN
